かんたんな水草水槽の始め方

文系サラリーマンの僕が愛用するExcelで表作りする前の下書きメモの作成手順【初心者むけ】

こんにちは。たわをです。

今回はExcelの表作りで役立つ下書きの手順について、まとめてみました。いつも、新入社員が来た時に、はじめに教えている内容です。はじめてExcelで表作りをする人にも役立つ内容です。

はじめてのExcel表作りに役立つ下書き

作業前に紙にイメージを書いてみる。

まず、新入社員にはExcelの課題を出します。たとえば「家で鍋パーティーをすることになった。買い出しリストをExcelで作れ。」といったExcelの練習です。

難しい数式を使うものではありません。四則計算(足し算、引き算、掛け算、割り算)を少し使う程度です。だいたい、新入社員の子らは、Excelを開いて、文字や数字を打ち込むところからスタートしていきます。

ですが、いきなり作業から始めてしまうと「うーん…やっぱりここはこうしよう」「こっちの方が見やすいかなぁ」などと悩みながら進めてしまって、思いつきでアレンジし過ぎてしまい、イマイチな表(自分で納得出来ない仕上がりの表)が出来がちです。

ですので、Excelで作業を始める前に、紙に下書きして頭を整理するのが良いです。紙に下書きで、完成後の表のイメージを描いていきます。

こうすると、「表に必要な項目はなにか?」「表の時間の単位は何が見やすいか?」など、表に必要な情報を整理できます。

横に期間や項目などを書く。

それでは、実際に書いてみましょう。まず横に見せたい期間を書きます。今回は、月単位で、4月スタートとします。

各月に何の項目を見たいかを書きます。今回はPSI計画(生産・出荷・在庫)とします。4月と5月を少し離したのはこの為です。

縦にカテゴリー(人名や商品名)を書く。

次に、縦にカテゴリーを並べます。今回は機種名にします。世の中にはさまざまなデータがあります。商品名や人名や地名なども、カテゴリーとして最適でしょうね。印刷のことを考えると、完成後が縦長の表になることを意識するのがいいです。

合計も入れていきましょう。ただし、合計しても、意味のない項目を並べた場合は不要です。機種Aと機種Bが全く関連がない場合です。たとえば、スーパーの売上を分析するときに、マグロとハマチの合計売上額は「さかながどれだけ売れるか?」とい視点で意味がありそうですが、みかんとマグロの合計売上額は「???」となるので、合計で見る意味が薄いと言えます。(ただし、機械学習でミカンが売れればマグロも売れるというような、これまでの勘や経験や人智を超えた傾向が見つかれば面白いとは思いますが!)

さて、ここまで来れば、縦横に必要な項目は出揃いました。自分の中で表示したい縦横の項目が出揃うまでは、ここの下書きの部分で、時間をいっぱいかけてください。ここで下書きしたイメージをExcelで再現していくことになるので、Excelの表作りがうまくいくか、ここで全て決まります。

最後に、罫線や作成日やタイトルを書く。

それでは、見やすくしていくために、項目ごとの境界に、線を入れていきます。縦横の境界線に線を二本入れます。

カテゴリーと合計との間にも線を引きます。

一番外側に、線を引きます。かなり表っぽくなってきました。

縦に細かく線を引き、

横にも細かく線を引きます。この辺りは、好みが別れる部分です。意外とこの細かい線はなくても、見やすい表ができあがります。これで、ほとんど完成です。最後に、一手間かけて人に見せれるようにします。

いつ作ったのかが分かるように右上に作成日を書きます。Excelを応用すれば、today関数でファイルを開いた日付が自動で入るような仕掛けも可能です。

社外流出してはいけない表なら、マル秘や、secretという記載も忘れてはいけません。

タイトルがあると、表を見る人は「あーこれはあれこれの表なんだなと」一目で分かるので、絶対に入れましょう。タイトルひとつで、表を見る人の予備知識を使うことが出来ます。タイトルがある表とない表では、タイトルがある表の方が理解度はぐっと深まります。あとは、この下書きに沿って、Excelで表作りすれば完成となります。後戻りもなくなるので、短時間で思い通りの表が完成するはずです。

まとめ

はじめてExcelで表を作るときは、誰でもイメージ通りに作れずに苦労します。行数が多かったり、列数が少なかったりと、後手後手にまわると、頭が混乱して作業も捗りません。ですので、上記のように、まず紙に最終イメージを下書きしてみることをおススメします。紙に下書きできないものは、頭のなかのイメージも固まっていないということになるので、いきなりExcelで作ろうとしても完成出来ません。ぜひ、マウスとキーボードからいったん離れて、紙と鉛筆で最高の下書きを作ってみてください。では。

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